PREPARAR UNA PRESENTACIÓN

Todos, hemos tenido que preparar una presentación en algún momento de nuestras vidas.

En el instituto o colegio a la hora de exponer delante de nuestros compañeros un trabajo, en la universidad nuestra tesis o proyecto fin de carrera, y por supuesto, en el trabajo. 

Me voy a centrar en el entorno laboral donde sin duda alguna, cuanto más se preparen las presentaciones, mayor probabilidad de éxito tendremos a la hora de conseguir nuestros objetivos. 

Antes del día "D", debemos tener en cuenta varios aspectos clave. Entre ellos, puedo destacar:

      - Conocimiento de las personas a las que dirigir nuestra     

        exposición. 

      - Qué mensaje tiene que permanecer en la mente de los

              oyentes tras la presentación.

      - Tiempo, contenido y estructura de la exposición.

      - Lugar y medios a utilizar para realizar la ponencia.

      - Fase de entrenamiento de la presentación. 

Es importante conocer al menos el perfil del oyente que nos encontraremos; en un porcentaje muy elevado, conoceremos sectores de actividad y perfiles de las personas que normalmente nos escucharán (Gerentes, Directores de algún área en concreto, profesionales de algún sector, etc…); es por ello, que debemos adaptar nuestro discurso a ellos de forma a conseguir atraer su atención al máximo.

Antes de estructurar y preparar el contenido de la presentación, debemos pensar y analizar, cuales son los objetivos que perseguimos y que, deberían traducirse en aquello que queremos que nuestros oyentes retengan en sus memorias y por lo que seremos recordados tras nuestro discurso.

Existen estudios procedentes del mundo de la psicología y la neurología, que indican que tras una presentación, normalmente el cerebro humano retiene el 50% de la totalidad del mensaje. Solo 48 horas después, desechamos la mitad de lo retenido con lo que, nos quedaremos con aproximadamente un 25% de la totalidad de mensaje escuchado. Nuestros objetivos, deben ir orientados a ese 25%, llenándolo con lo que nos interesa que el oyente retenga. 

El tiempo medio de una presentación, no debería superar los 25-30' de duración. Toda presentación que supere este tiempo, corre el riesgo de no cumplir con los objetivos marcados en el punto anterior. 

El contenido de la exposición, deberemos siempre adecuarlo al perfil del oyente y a los objetivos que persigamos, huyendo en la medida de lo posible de la rutina y el uso de la presentación corporativa de siempre no realizada por nosotros y no adaptada a las circunstancias. No olvidemos que cada presentación, es única, teniendo una sola oportunidad para causar la primera impresión. 

Los medios y herramientas que utilizaremos como soporte de nuestro mensaje, pueden ser muy variados. Presentaciones en PowerPoint, Keynote, portátil, tablet, etc…, nos ayudarán siempre a no olvidar el contenido que tendremos preparado para comentar. La calidad de la presentación,  solo puede arruinar nuestra presentación pero nunca, se tendrá que tomar como la pócima que nos hará alcanzar nuestros objetivos. Invito pues a leer de nuevo el post "Comunicación No Verbal", clave de cara a conseguir nuestra meta por cada exposición. 

Por último, hablaré del entrenamiento de la presentación. 

¿Cuántas veces entrenamos cada presentación que hacemos?. No existe mayor error que no entrenar la presentación varias veces antes de llevarla a cabo delante de nuestro público.

Bien por exceso de confianza, pereza o falta de tiempo, la mayoría de las presentaciones, carecen de fase de entrenamiento. 

Visualizar y hacer la presentación a través de un entrenamiento previo, es clave; conseguiremos minimizar los errores que se pueden llevar a cabo el día de la presentación y tendremos mayor seguridad en nosotros mismos durante la exposición.